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Wie du deine Ferienwohnung aus der Distanz verwaltest

Die perfekte Ferienwohnung am Lieblings-Reiseziel

Viele von uns haben ihr Lieblings-Urlaubsgebiet, in das sie jedes Jahr zurückkehren. Wer hat nicht schon einmal darüber nachgedacht, dort eine Ferienwohnung zu kaufen und so kostenlos Urlaub zu machen? 

Während man nicht selbst vor Ort ist, könnte sie sogar profitabel vermietet werden. Doch wie soll das gehen? Wer kümmert sich darum, dass die Gäste ein tolles 5-Sterne Erlebnis haben und du auch langfristig Geld mit deinem Wunschobjekt verdienst? Im folgenden erklären wir dir, worauf es wirklich ankommt und wie du deine Ferienwohnung entspannt von der Couch aus verwalten und vermarkten kannst.

Die drei Großen Fallstricke der Ferienwohnungsvermietung lösen

Wir machen eine gedankliche Reise in deine gerade frisch renovierte und neu eingerichtete Ferienwohnung. Du befindest dich an deinem Lieblings-Urlaubsort, weißt genau, wo es das beste Eis, die knusprigste Pizza und die schönsten Aussichtsplätze gibt. Genau diese tollen Insiderinformationen sind es, die deine zukünftigen Gäste lieben werden und es dir mit guten Bewertungen danken.

Aber bevor es soweit ist und du in die Vermietung gehen kannst, musst du ein paar grundlegende Dinge organisieren. Im Grunde genommen gibt es drei große Hürden, die vorher geklärt werden müssen:

  1. Reinigung & Kontrolle
  2. Instandhaltung & Reparaturen
  3. Schlüsselübergabe

Du brauchst jemanden vor Ort, anders geht es nicht! Die Betten wechseln sich schließlich nicht von allein, die Bäder werden auch nur schwerlich selbstständig gereinigt.

Die Reinigungskraft ist dein Auge und Ohr vor Ort

Herzlichen Glückwunsch! Deine ersten Gäste sind ausgecheckt und du hast die ersten Einnahmen mit deiner Ferienwohnung erzielt. Nun kommt die Arbeit. Die Unterkunft muss gereinigt und für die nächsten Gäste vorbereitet werden. Hierfür brauchst du eine wirklich gute und zuverlässige Reinigungskraft! Sie ist dein Auge und Ohr vor Ort, kontrolliert bei jedem Wechsel alles auf seine Richtigkeit und ist das Fundament, damit dein Vermieterleben aus der Ferne überhaupt funktionieren kann! Smart Home Technologie ist zwar super nützlich, aber nicht essentiell für deine Ferienwohnung. 

Die Reinigung muss perfekt sein, da schon Kleinigkeiten wie ein zurück gelassenes Haar oder ein vergessener Kaffeefilter, dazu führen können, dass deine Gäste mit dem Koffer rückwärts wieder aus deiner Wohnung gehen und ihr Geld zurück fordern. Leg hier also sehr viel Bedacht in die Auswahl einer guten Reinigungskraft.

Worauf ist bei der Auswahl deiner Reinigungskraft zu achten?

Deine zukünftige Kollegin braucht Liebe zum Detail. Schließlich möchtest du, dass für deine Gäste alles perfekt ist. Deine Wohnung soll nicht einfach nur gereinigt worden sein, sie soll einladend aussehen. Deine Gäste sollen sich auf Anhieb wohl fühlen. Diesen Effekt erreichst du nur, wenn deine Reinigungskraft verstanden hat, wie wichtig der erste Eindruck ist und was es für Gäste bedeutet, in eine Ferienwohnung einzuchecken. Frage hierfür deine Bewerber wie sie selbst Urlaub machen. Perfekt ist dann natürlich die Antwort: in einer Ferienwohnung!

Zuverlässigkeit ist fast genauso wichtig wie Sauberkeit. Warum? Stell dir folgende Situation vor: du hast eine lange Flugreise hinter dir, am Flughafen war mal wieder alles dicht und es hat zwei Stunden länger gedauert. Du bist müde und freust dich riesig auf eine heiße Dusche und die Couch in deinem Airbnb. An der Ferienwohnung klappt mit dem Schlüssel alles bestens, du machst die Türe auf und BAM – alles dreckig, das Bett zerwühlt, Essensreste eingetrocknet in der Spüle – kurz um, deine Kollegin hat die Reinigung vergessen. Eine wirklich unschöne Situation für alle Parteien! Um dieses Szenario zu vermeiden musst du auf der einen Seite gut organisiert sein, auf der anderen Seite brauchst du zuverlässiges Personal!

Ein gutes Reinigungssystem! Langfrist bewährt hat sich die Reinigung, die mit System ausgeführt wurde. Raum für Raum, von oben bis unten, danach saugen und wischen. Denn die Reinigung einer Ferienwohnung unterscheidet sich grundlegend von der Reinigung zu Hause oder in einem Büro. Gäste sind viel kritischer mit dem Ergebnis, als du es von zu Hause aus gewohnt bist. Damit wir nicht das gleich immer wieder erzählen, haben wir hierfür eine Checklist zusammen gestellt, in die unsere jahrelange Erfahrung im Gastgewerbe eingeflossen ist.



Stundenlohn: bezahl deine Reinigungskraft gut, sie ist das Schlüsselelement dafür, dass du überhaupt vermieten kannst! Außerdem muss sie zeitlich sehr flexibel sein, da Gästewechsel an allen Wochentagen stattfinden, also regelmäßig unregelmäßig gearbeitet wird. Das Geld für eine gute Reinigungskraft ist eine der besten Investitionen in die Ferienwohnung!

Wie findest du deine Reinigungskraft?

Wir haben schon neue Kollegen auf die unterschiedlichsten Wege gefunden. Am besten haben sich allerdings Aushänge in der Straße sowie Stellenanzeigen in regionalen Jobbörsen bewährt. Viele Vermieter haben jedoch das Problem, dass sie selbst nicht genügen Arbeit haben, um eine Arbeitskraft sinnvoll beschäftigen zu können.

Sprich hierfür am besten mit anderen Hosts aus deiner Umgebung und frag sie, wie sie die Reinigung erledigen. Vielleicht ergibt sich die Möglichkeit und ihr könnt euch die Arbeitskraft teilen. Zudem ist die Person schon in der Reinigung geschult. Ein weiterer positiver Aspekt ist, dass du dir ein Netzwerk vor Ort aufbaust. Wir machen das in jeder Stadt, da ein Vermieternetzwerk immer positive Nebenwirkungen hat. Hast du eine Buchungsanfrage, die du nicht bedienen kannst, gib sie in dein Netzwerk. Brauchst du kurzfristig jemanden, der dir aushilft, frag dein Netzwerk. Auch Co-Hosting über Co-Hosting kannst du dein Portfolio sinnvoll erweitern. Airbnb hat es an dieser Stelle perfektioniert, die Co-Hosting Funktion in dein Inserat zu integrieren.

Der Hausmeister kümmert schnell sich um kleine Reparaturen an deiner Ferienwohnung

Neben der Reinigungskraft ist am zweitwichtigsten der Handwerkerservice vor Ort. Direkt nach der Eröffnung hast du erstmal etwas Ruhe, aber irgendwann nach ca. einem Jahr gehen die ersten Kleinigkeiten kaputt. Deine Gäste werden dich an dieser Stelle über jede noch so kleine Kleinigkeit informieren, da sie Sorge haben, ansonsten für den Schaden verantwortlich gemacht zu werden.

Mal läuft die Klospülung, mal löst sich eine Stockdose, hier muss eine Heizung entlüftet werden, dort ist der Abfluss verstopft, ein Fenster klemmt und so weiter und sofort. Für derartige Kleinreparaturen fährst du nicht mal eben mehrere Stunden zu deinem Objekt. Hierfür brauchst du einen Hausmeister vor Ort, der sich dieser Sachen annimmt. Deine zweite gute Seele, ohne die eine Verwaltung aus der Ferne nicht möglich wäre. 

Wenn dich Gäste während ihres Aufenthalts über kleinere Mängel informieren, ist das zunächst nicht schlimm. Schlimm wird es erst, wenn du dich nicht drum kümmerst und es diese Mängel in die Bewertungen schaffen. Wenn du es hingegen sogar bewerkstelligst, den Missstand noch während ihre Buchung zu beheben, dann bist du ein Problemlöser und ein besonders aufmerksamer Vermieter. So schaffst du es recht einfach einen unzufriedenen Gast in einen Stammkunden umwandeln. 

Google einfach nach Handwerkerservice + Stadt und du findest recht schnell jemanden. Oft gibt es für das Haus auch einen Hausmeister, den du fragen kannst. Ansonsten hilft dir dein Vermieternetzwerk bestimmt weiter!

Neben dem Hausmeister für Kleinreparaturen solltest du dir Kontakte zu einem Sanitärler, einem Elektriker sowie einem Dachdecker beschaffen, die dein Objekt bestenfalls vom Bau noch kennen.

Wie organisierst du die Schlüsselübergabe am besten?

Einer der schönsten Momente in der Kurzzeitvermietung an Feriengäste ist es, wenn deine Gäste anreisen und überglücklich sind, dass sie endlich am Zielort angelangt sind. Jetzt kann der Urlaub kommen! Und du bist derjenige, der ihnen die Schlüsselaushändigt, Insidertipps gibt und ihnen das Objekt zeigt. Wird aber schwierig, wenn du mehrere tausend Kilometer entfernt bist.

Wie kommen deine Gäste ohne dich entspannt an den Schlüssel? Hierfür gibt es viele Möglichkeiten. Nimm aber bitte davon Abstand, den Schlüssel unter der Fußmatte oder im Blumentopf zu verstecken. Auch Drittanbieter wie den freundlichen Kioskbesitzer gegenüber können wir nicht empfehlen.

Am kostengünstigsten fährst du mit einem mechanischen Schlüsseltresor*, den du schon für kleines Geld im Baumarkt kaufen kannst. Hier stellst du einen Code ein, hängst den Gästeschlüssel in den Safe und sendest deinen Gäste kurz vor ihrer Anreise mit den Check-in Infos den Code zum Safe. So können deine Gäste ganz flexibel anreisen, wann es bei ihnen passt. Dieses System nutzen wir in zahlreichen Ferienwohnungen und fahren hiermit sehr gut. Aber Obacht: schaut, dass ihr einen möglichst großen Schlüsselanhänger an den Schlüssel packt, damit die Gäste den Schlüssel nicht versehentlich mitnehmen. Den Schlüsselanhänger kannst du gravieren lassen und so deine Ferienwohnung auch über den Schlüssel vermarkten.

Doch was passiert, wenn der Schlüssel verloren geht?

Noch besser klappt der Check-in mit einem digitalen Türschloss

Am besten brauchen deine Gäste keinen Schlüssel, um rein zu kommen. Und hier kommen die smarten und technischen Lösungen ins Spiel, die unseren Vermieteralltag um vieles leichter machen. Wir benutzen z.B. gerne das digitale Türschloss von NUKI.

Das Schloss funktioniert so, dass du einen Schlüssel von Innen ins Schloss steckst und dann den Türöffner darüber montierst. Hinzu kommt ein Tastenfeld, dass von außen einfach an die Tür geklebt wird. Gibt man auf dem Tastenfeld den richtigen Code ein, dreht der Türöffner den Schlüssel im Schloss und die Türe öffnet wie von Zauberhand.

Aber Vorsicht: Achte darauf, dass du einen Zylinder mit Sicherheits- und Gefahrenfunktion eingebaut hast, da du ansonsten den Zylinder mit einem Ersatzschlüssel von Außen nicht mehr drehen kannst, sollte NUKI ausfallen.

NUKI bietet außerdem die Möglichkeit via Bridge dein Schloss mit dem Internet zu verbinden, sodass du aus der Ferne den Türcode ändern kannst. Und das Beste: du kannst NUKI sogar mit dem Channelmanager Smoobu* verbinden, damit jeder Gast automatisch einen neuen Türcode zugesandt bekommt. Über das Protokoll kannst du dann auch einsehen, wann deine Gäste die Wohnung verlassen haben und wann deine Reinigungskraft rein ist. Somit kannst du auch effektiv prüfen, ob die richtige Stundenanzahl abgerechnet wurde.

Fazit

Zusammenfassend stellen wir fest: Ohne Person vor Ort ist die Vermietung einer Ferienwohnung nicht möglich. Wenn du das jedoch gut organisierst, wirst du erfolgreich auch aus der Ferne vermieten können.

Insgesamt gilt: je besser dein Betriebsablauf organisiert ist, desto besser und problemloser wird deine Vermietung laufen. Natürlich gibt es hier noch viele weitere Details, die dir die Vermietung auf Distanz erleichtern. Wenn wir dein Interesse geweckt haben, dann sprich uns hierzu gerne an. Wir beraten dich im Rahmen unseres Coaching-Programms sehr umfassend und helfen dir bei der Projektentwicklung.

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